Voor uw DPO

De toegang wordt door de database bepaald, niet door het scherm

Bijna elke toepassing beslist in de schermlaag wie wat mag zien. Dat werkt tot iemand een adres intikt dat niet in het menu stond. In FlexiCheck staat de permissiematrix in de databank zelf: verschijnt er per ongeluk een link te veel, dan krijgt de gebruiker een weigering en niet andermans dossier.

Wat er in staat, en wat uitdrukkelijk niet

FlexiCheck bevat wat een flexi-beslissing draagt: wie iemand is, welke kwalificatie hij heeft, welke overeenkomst er ligt, wat de RSZ vaststelde, welke shifts hij deed en wat de beoordeling was. Geen zorgdossier, geen bewonersgegevens, geen medische informatie, geen loonverwerking. Die grens staat in het scopecontract en niet alleen in een belofte.

Het rijksregisternummer komt alleen in beeld wanneer u de geautomatiseerde RSZ-raadpleging aanzet. Zet u die niet aan, dan blijft dat veld leeg en blijft de handmatige raadpleging door uw personeelsdienst de weg. Doet u het wel, dan gaat het nummer naar een sleutelkluis en niet naar een tabel, en is er één taak die erbij kan: geen enkele medewerker, ook geen beheerder.

Vijf maatregelen die het verschil maken

Toegang per rol, in de databank

Row Level Security op elke tabel, ook afgedwongen voor de eigenaar van de tabel. De toepassing draagt geen sleutel die daaraan voorbijgaat.

Rol maal bereik

Een planner van één site ziet de shifts van die site. Dezelfde rol op een ander bereik is een andere toegang, en dat wordt per vraag opnieuw getoetst.

Bewijs dat niet gewist wordt

Een correctie op een tijdstip is een nieuwe regel, geen overschrijving. De oorspronkelijke registratie blijft leesbaar naast de correctie, met de motivatie erbij.

Elke ontsluiting gelogd

Wie een bewijsstuk opent, komt in het toegangslogboek. Ook uw eigen mensen. Wie wat mocht zien op welk moment blijft reconstrueerbaar.

Herrekenbaar, jaren later

Elke beoordeling bewaart de gegevens waarop ze steunde en de versie van de wettelijke parameters waarmee ze genomen is. Wijzigt de wet, dan blijven oude beslissingen verdedigbaar.

Waar de gegevens staan

Ik ben verwerker, u blijft verwerkingsverantwoordelijke voor de dossiers van uw medewerkers. Om het systeem te laten draaien doe ik een beroep op drie partijen. Alle drie werken met een verwerkersovereenkomst en met een EU-regio; er is geen doorgifte buiten de EER.

Partij	Waarvoor	Waar
Supabase	Databank, authenticatie en bestandsopslag	EU-regio
Vercel	Hosting van de webtoepassing	EU-regio
Resend	Verzending van de meldingen per e-mail	EU-regio

Komt er een partij bij, dan vernemen de organisaties die met FlexiCheck werken dat vóór het ingaat, zodat u bezwaar kunt maken zolang het nog iets uithaalt.

Wat u krijgt vóór u tekent

Een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG, met deze subverwerkerslijst eraan.
Ons verwerkingsregister en de aanzet tot een gegevensbeschermingseffectbeoordeling. Uw DPO hoeft die niet van nul te schrijven; hij hoeft ze na te kijken en aan te vullen met wat bij uw huis anders is.
Een antwoord op de vraag wat er gebeurt als u stopt. Dat is de vraag die elke DPO stelt en waar de meeste leveranciers stil van worden. Uw dossiers zijn van u; u krijgt ze in leesbare vorm mee, en wat bij mij achterblijft verdwijnt na de afgesproken termijn.

Voor medewerkers

Elke flexi-medewerker ziet in FlexiCheck zijn eigen dossier: wat er ontbreekt, wat er vervalt en hoe hij ervoor staat. Niet het dossier van een collega. Wat er met zijn gegevens gebeurt, staat in de privacyverklaring.